iPhone 上敏感文件该存在哪里

扫描一份合同只要十秒。弄清扫描件去了哪里需要几分钟,而且值得。

二维码:用 iPhone 相机扫描即可安装 Hidlet

Hidlet 是一款 iPhone 应用

用 iPhone 相机对准二维码即可安装,无需账户。

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简短回答:

敏感文件可以用“文件”或“备忘录”扫描,但要知道各自保护什么。“文件”和“照片”通过 iCloud 同步,“备忘录”能锁定备忘录,但并非每一种都行。对必须保持私密的文件,把扫描件放进加密保险箱,并删除零散的副本。

你签了一份租房合同,扫描下来免得弄丢。接着是你的报税表、一份保险单、一封律师来信。有的在“文件”里,有一份是照片,有一份在备忘录里。你说不清哪部手机、平板或账户里存着哪一份,大多数人也说不清。

本文适用于任何私密文件。它看的是 iPhone 提供的几个存放位置、各自保护什么,以及怎样最终只剩一份安全的副本。它讲的是存储与隐私,不是法律或税务建议。护照和证件、医疗文件另有专门的文章,因为它们的风险不同。

三种扫描方式,三个去处

Apple 自己的步骤很简短。在“文件”中,点按“更多”按钮,点按“扫描文稿”,对准页面,点按“保留扫描”,点按“完成”,然后选择一个位置并点按“存储”。在“备忘录”中,打开一条备忘录,点按“附件”按钮,再点按“扫描文稿”。你也可以在备忘录里点按“更多”按钮,再点按“扫描”。

扫描件去哪里,取决于你用的 App:

选项 最终存放在哪里 谁来保护它 要注意的地方
文件 你选择的位置,比如 iCloud 云盘 你的设备锁;同步的话还有 iCloud 加密 开启 iCloud 云盘后,它会同步到你的其他设备
备忘录 一条备忘录,可以锁定 “备忘录”锁,前提是该备忘录允许 有些内容无法锁定,忘记密码也无法找回
照片 你的照片图库 你的设备锁;如果你使用“已隐藏”相簿,还有它 随“iCloud 照片”同步,而且夹在你的其他图片中间

每个选项保护什么

“文件”与 iCloud 云盘。 Apple 表示,你在“设置”中点按你的名字,再点按“iCloud”,然后点按“云盘”来开启 iCloud 云盘,之后你的文件会出现在“文件”App 中。这些文件随后会同步到所有用同一个 Apple 账户登录的设备。Apple 的 iCloud 页面表示,在默认的标准数据保护下,iCloud 云盘是加密的,但密钥由 Apple 持有。你可以开启“高级数据保护”,之后 iCloud 云盘和“照片”会变成端到端加密,而一旦你失去访问权限,Apple 也帮不了你。

备忘录。 Apple 表示,锁定的备忘录使用你的 iPhone 密码或单独的“备忘录”密码。要锁定,请打开备忘录,点按“更多”,再点按“锁定”。Apple 表示,带有标签、PDF、音频或视频的备忘录无法锁定,共享备忘录和 IMAP 账户中的备忘录也不行。另外,如果你使用单独的密码并且忘记了,Apple 表示没有任何办法打开你锁定的备忘录。在信任它之前,请先确认出现了锁形图标。

照片。 最简单,也最松散。扫描件和截屏会和你的图片混在一起,而开启“iCloud 照片”后,删除的照片会在所有地方被删除。隐藏的照片同样留在同一个图库里,“已隐藏”相簿用面容 ID、触控 ID 或密码打开,详见iPhone 的“已隐藏”相簿加密了吗?。

这几种都不差。它们是为方便而设计的。问题在于你最后会有多少份副本。

只留一份安全的副本,而不是五份

  1. 只扫描一次。 每份文件选定一个地方。不要既扫描进备忘录,又再截一张屏。
  2. 检查哪些内容在同步。 打开“设置”,点按你的名字,点按“iCloud”,看看“照片”和“云盘”。存在那里的任何东西都会到你的其他设备上,正如家人的 iPad 和 Mac 那篇文章所解释的。
  3. 锁定含文字的备忘录。 如果你不想再多一个密码,就用 iPhone 密码的选项,Apple 指出这需要开启 iCloud 钥匙串。
  4. 删除多余的副本。 从“照片”中移除零散的扫描件,然后也从“最近删除”中清掉,做法见医疗照片那篇文章。
  5. 有意识地备份。 FTC 表示,要定期把手机备份到云端或电脑上,这样手机丢失后你仍能取回自己的信息。
  6. 把不再需要的纸质文件撕碎。 FTC 表示,带有个人信息的纸张在丢弃之前要撕碎。

保险箱适合放在哪里

对于你想让它离开其他所有地方的文件,就用保险箱:不在照片图库里,不在同步文件夹里,也不在备忘录里。Hidlet 把照片、视频和文件存放在加密保险箱中。它已在 App Store 上架。你画一个图案来打开保险箱,可以从“照片”或“文件”导入,而且没有账户。从“照片”导入之后,Hidlet 会询问是否删除那里的原件;来自“文件”的文件会一直保留,直到你自己删除。

你可以一个保险箱放文件,另一个放照片,App 里没有任何地方会列出它们。保险箱的加密备份是可选的,在你开启之前一直关闭,会存到你自己的 iCloud。换新 iPhone 时,如果开启了 iCloud 钥匙串,你的图案就能恢复已备份的保险箱,否则用 9 个词的恢复短语恢复。

Hidlet 能保护什么、不能保护什么

它保护保险箱里面的内容:存储之前先加密,你一离开 App 就锁定,截屏是空白的。它保护不了你留在“照片”、“文件”或“备忘录”里的副本,保护不了你发给别人的文件,也无法挽回你同时丢了图案和恢复短语造成的损失。它是存储,不是证明文件真实性的档案库,也不会告诉你哪些文件必须保留。

常见问题

“文件”App 里的文档是私密的吗?

它们受你设备锁的保护。如果开启了 iCloud 云盘,它们会同步到你的其他设备,而在 Apple 的默认设置下,加密密钥由 Apple 持有。只有开启“高级数据保护”时才是端到端加密。

我能在“备忘录”App 里锁定扫描件吗?

Apple 表示你可以用 iPhone 密码或单独的“备忘录”密码锁定备忘录。它也列出了无法锁定的内容,包括含有 PDF、音频或视频的备忘录。Apple 的页面没有说明扫描件算哪一种,所以请确认出现了锁形图标。

如果我忘了“备忘录”密码怎么办?

Apple 表示,如果你忘记密码,就无法访问已锁定的备忘录,Apple 也无能为力。重置密码后只能锁定新的备忘录。

我还需要纸质原件吗?

这取决于文件本身和你所在的地方,我们无法给出建议。手机里有一份扫描件,并不会改变你是否必须保留原件。

参考来源

  1. Apple Support — How to scan documents on your iPhone or iPad
  2. Apple Support — How to lock or unlock notes on your iPhone or iPad
  3. Apple Support — iCloud data security overview
  4. Apple Support — Set up iCloud Drive on iPhone
  5. FTC — What to know about identity theft
  6. FTC — How to protect your phone from hackers