Onde guardar documentos sensíveis no iPhone
Digitalizar um contrato leva dez segundos. Saber para onde vai a digitalização leva alguns minutos, e vale a pena.
Hidlet é um app para iPhone
Aponte a câmera do iPhone para o código para instalar. Sem conta.
ou me mande o linkDigitalize papéis sensíveis com o Arquivos ou as Notas, mas saiba o que cada um protege. Arquivos e Fotos sincronizam pelo iCloud, e as Notas podem bloquear uma nota, mas não todo tipo de nota. Para papéis que precisam continuar privados, guarde a digitalização em um cofre criptografado e apague as cópias soltas.
Você assinou um contrato de aluguel e o digitalizou para não perdê-lo. Depois veio a declaração de imposto de renda, uma apólice de seguro, uma carta de um advogado. Alguns estão no Arquivos, um é uma foto, um está em uma nota. Você não saberia dizer qual celular, tablet ou conta guarda qual cópia, e a maioria das pessoas também não.
Este guia vale para qualquer papel privado. Ele olha os lugares que o iPhone oferece, o que cada um protege e como chegar a uma única cópia segura. Trata de armazenamento e privacidade, não de orientação jurídica ou fiscal. Para passaportes e documentos de identidade e para papéis médicos há artigos separados, porque os riscos são diferentes.
Três jeitos de digitalizar, três destinos
Os passos da própria Apple são curtos. No Arquivos, toque no botão Mais, toque em Escanear Documentos, enquadre a página, toque em Manter Escaneamento, toque em OK, depois escolha um local e toque em Salvar. Nas Notas, abra uma nota, toque no botão Anexo, depois em Escanear Documentos. Você também pode tocar no botão Mais em uma nota e tocar em Escanear.
Para onde a digitalização vai depende do app:
| Opção | Onde ela termina | O que a protege | O problema |
|---|---|---|---|
| Arquivos | Um local que você escolhe, como o iCloud Drive | O bloqueio do aparelho; a criptografia do iCloud se sincronizada | Com o iCloud Drive ativado, sincroniza com os seus outros aparelhos |
| Notas | Uma nota, que pode ser bloqueada | Um bloqueio das Notas, se a nota permitir | Alguns conteúdos não podem ser bloqueados, e uma senha esquecida não pode ser recuperada |
| Fotos | A sua fototeca | O bloqueio do aparelho; o álbum Itens Ocultos, se você o usa | Sincroniza com as Fotos do iCloud e fica no meio das suas outras imagens |
O que cada opção protege
Arquivos e iCloud Drive. A Apple diz que você ativa o iCloud Drive em Ajustes, depois no seu nome, depois em iCloud, depois em Drive, e os seus arquivos aparecem no app Arquivos. Os arquivos então sincronizam com todos os aparelhos conectados com a mesma Conta Apple. A página do iCloud da Apple diz que, na Proteção Padrão de Dados, o iCloud Drive é criptografado, mas a Apple guarda as chaves. Com a Proteção Avançada de Dados, que você pode ativar, o iCloud Drive e as Fotos passam a ter criptografia de ponta a ponta, e a Apple então não pode ajudar se você perder o acesso.
Notas. A Apple diz que uma nota bloqueada usa o código do seu iPhone ou uma senha separada das Notas. Para bloquear uma, abra-a, toque em Mais, depois em Bloquear. A Apple diz que notas com tags, PDFs, áudio ou vídeo não podem ser bloqueadas, nem notas compartilhadas ou notas em contas IMAP. Além disso, se você usa uma senha separada e a esquece, a Apple diz que não há como abrir as suas notas bloqueadas. Confirme que o ícone de cadeado aparece antes de confiar.
Fotos. A opção mais simples, e a mais frouxa. Digitalizações e capturas de tela se misturam com as suas imagens, e com as Fotos do iCloud ativadas, uma foto apagada é apagada em todos os lugares. As fotos ocultas também ficam na mesma fototeca, e o álbum Itens Ocultos abre com o Face ID, o Touch ID ou o código, como explica O álbum Itens Ocultos do iPhone é criptografado?.
Nenhuma delas é ruim. Foram feitas para a conveniência. O problema é a quantidade de cópias que você acaba tendo.
Uma cópia segura, não cinco
- Digitalize uma vez. Escolha um lugar para cada papel. Não o digitalize nas Notas e também tire uma captura de tela.
- Veja o que sincroniza. Abra Ajustes, toque no seu nome, toque em iCloud e olhe Fotos e Drive. Tudo o que for salvo ali chega aos seus outros aparelhos, como explica o artigo sobre o iPad e o Mac da família.
- Bloqueie as notas que guardam texto. Use a opção do código do iPhone se não quiser outra senha, lembrando que, como a Apple observa, para isso é preciso ter as Chaves do iCloud ativadas.
- Apague as cópias extras. Remova digitalizações soltas do Fotos e depois esvazie-as também de Apagados, como descreve o artigo sobre fotos médicas.
- Faça backup de propósito. A FTC diz para fazer backup do celular regularmente na nuvem ou no computador, para você ainda alcançar as suas informações se o celular se perder.
- Destrua os papéis de que não precisa mais. A FTC diz para triturar papéis com informações pessoais antes de jogá-los fora.
Onde um cofre se encaixa
Use um cofre para os papéis que você quer fora de qualquer outro lugar: nem na sua fototeca, nem em uma pasta sincronizada, nem em uma nota. O Hidlet guarda fotos, vídeos e arquivos em cofres criptografados. Ele está disponível na App Store. Você desenha um padrão para abrir um cofre, pode importar do Fotos ou do Arquivos e não há contas. Depois de importar do Fotos, o Hidlet oferece apagar os originais de lá; os arquivos do Arquivos ficam até você mesmo apagá-los.
Você pode ter um cofre para papéis e outro para fotos, e nada no app os lista. O backup criptografado de um cofre é opcional, fica desativado até você ativá-lo e vai para o seu próprio iCloud. Em um novo iPhone, o seu padrão restaura um cofre com backup se as Chaves do iCloud estiverem ativadas, e a frase de recuperação de 9 palavras o restaura em caso contrário.
O que o Hidlet pode e não pode proteger
Ele protege o que está dentro de um cofre: criptografado antes de ser armazenado, bloqueado assim que você sai do app e em branco nas capturas de tela. Não pode proteger uma cópia que você deixou no Fotos, no Arquivos ou nas Notas, um arquivo que você enviou a alguém nem uma perda causada por você ter perdido o padrão e a frase de recuperação. É armazenamento, não um arquivo que prove que um documento é genuíno, e não diz quais papéis você é obrigado a guardar.
Perguntas frequentes
Os documentos no app Arquivos são privados?
Eles são protegidos pelo bloqueio do seu aparelho. Se o iCloud Drive estiver ativado, sincronizam com os seus outros aparelhos e, no ajuste padrão da Apple, a Apple guarda as chaves de criptografia. Eles só têm criptografia de ponta a ponta com a Proteção Avançada de Dados ativada.
Posso bloquear uma digitalização no app Notas?
A Apple diz que você pode bloquear uma nota com o código do seu iPhone ou com uma senha separada das Notas. Ela também lista o que não pode ser bloqueado, inclusive notas com PDFs, áudio ou vídeo. A página da Apple não diz como uma digitalização é considerada, então confirme que o ícone de cadeado aparece.
E se eu esquecer a minha senha das Notas?
A Apple diz que não há como acessar as notas bloqueadas se você esquecer a senha e que a Apple não pode ajudar. Redefinir a senha permite bloquear só notas novas.
Ainda preciso do original em papel?
Isso depende do documento e de onde você mora, e não podemos orientar sobre isso. Uma digitalização no celular não muda se você precisa guardar o original.